Conditions pratiques
Réservation et accueil

Inscription - Paiement

L'inscription est effective à la réception du bulletin de réservation. Il est accompagné du règlement de la moitié du séjour. La réservation est ferme et définitive au paiement de l'acompte. Le solde est réglé 15 jours avant le début du stage.

Il est possible de faire une pré-réservation à l'aide du formulaire en ligne. Apeès confirmation de notre part, vous êtes invités à faire l'accompte pour valider l'inscription.

Location de casque

Le port du casque d'équitation est obligatoire. Il est possible d'en louer un au moment de la réservation. C'est un prix forfaitaire indépendant de la durée du séjour.

Remises

• Pour les particuliers, des remises sont accordées sur des séjours respectant les dates du planning pour:

  • Familles nombreuses : 10% pour le deuxième enfant, 15% pour les suivants
  • Plusieurs stages pour un enfant sur l'année civile : 10% pour le deuxième, 15% pour chacun des suivants
  • Parrainage : nous offrons une remise de 15% sur un stage en remerciement de faire connaître Bois-Guilbert à un ami
  • Offre de bienvenue : 5% sur le premier stage de votre enfant.

• Pour les Comités d'entreprises qui gèrent directement les réservations, nous accordons une remise de 10% sur les séjours (non cumulable avec les conditions faites aux particuliers) .


Confirmation de votre inscription

A réception de votre acompte, nous vous adressons en retour un accusé de réception avec la fiche de liaison sanitaire, l'inventaire de la valise et les informations concernant l'accueil du premier jour.

Pour les acomptes effectués par virement, il est IMPORTANT de nous contacter au préalable, par mail ou téléphone, pour le suivi de l'opération bancaire.

Liste d'attente

Sur les périodes d'avril, juillet, août parfois et novembre, nous sommes régulièrement amenés à établir des listes d'attentes.

Nous vous rappelons que nous n'enregistrons que les réservations reçues par courrier ou par le formulaire de pré-réversation. Les options formulées de vive voie, par téléphone, fax ou email restent des intentions que seul un courrier confirmera.

Déroger à ce principe, c'est remettre en cause l'assurance que votre enfant aura bien un poney qui corresponde à sa taille et un lit pour être avec ses amis.


Assurance

Une assurance complémentaire souscrite par le poney-club est incluse dans le forfait. Elle ne comprend pas les frais d'annulation de séjour ni les frais de rapatriement.

En cas d'accident ou de maladie survenus au cours du stage, le séjour n'est pas remboursé, mais l'enfant peut rester, ce qui est vivement conseillé.

Annulation

En cas d'annulation ou de changement de dates, des pénalités sont dues (date de départ non comprise): avant 30 jours nous retenons 15 € par enfant inscrit, entre 29 et 15 jours nous retenons 20 % du montanttotal dû pour le séjour, entre 14 et 8 jours nous retenons 40% du montant total dû, entre 7 et 2 jours nous retenons 80% du montant total dû, à moins de 2 jours et après nous retenons 100% du montant total dû pour le séjour.

Les changements ou annulations doivent être impérativement notifiés par lettre recommandée avec AR. Pour le calcul des retenues, nous nous basons sur la date d'émission (le cachet de la poste faisant foi).


Pour les séjours sur Bois Guilbert

Accueil

En début de stage, l'équipe d'animation est heureuse de vous recevoir entre 14h00 et 16h00.

Permanence téléphonique

Une permanence téléphonique est assurée de 13h40 à 14h15 par les animateurs pour vous donner les nouvelles des enfants. Nous ne vous passons pas les enfants. Nous ne manquons pas de prévenir les parents en cas de problème. Les enfants ont la possibilité d'utiliser le téléphone à l'accueil pour joindre leurs parents.

Nouvelles des enfants

Nous informons quotidiennement de l'évolution du séjour par nos comptes rendus quotidiens sur note siteinternet à la rubrique "Nouvelles de Enfants".

Visite en cours de séjour

Les visites ne sont pas conseillées pendant la durée du séjour. Par contre les enfants attendent vos lettres. Eviter l'envoi de colis de bonbons, c'est un superflu qui engendre parfois des problèmes de chambrée.


Pour les randonnées des 3 Vallées

Début de séjour

Les cavaliers sont accueillis à Bois Guilbert dans le début de l'après-midi avec un départ prévu vers 17h00 vers le camp de base du Tölt.

En cours de séjour

Les enfants partent dès le premier jour pour leur camp de base. Le couverture du réseau téléphonique est limité. Le groupe est donc coupé du monde avec le principe : "Pas de nouvelles, bonne nouvelle!"

Fin de séjour

Les randonneurs s'occupent des soins des chevaux et du rangement de leur matériel. En fin de séjour, nous vous attendons à partir de 15h00.