Avant votre venue :
Avec vos élèves en classe :
Définissez les chambrées, les équipes et la planification du service. Fixez les règles de vie pour le respect de l'hygiène, du lieu, des autres (mettre les chaussons pour aller dans les dortoirs, penser à mettre le drap-housse à l'arrivée, faire son lit, ranger ses affaires avant chaque début d'activité en évitant de mélanger le sale et le propre...) Précisez les interdits (ne pas courir après les animaux de la ferme, ne pas aller dans l'enclos des poneys sans animateurs, ne pas chahuter dans les dortoirs, ne pas appuyer sur les alarmes incendies...)
Avec vos accompagnateurs
Au cours d'une réunion préparatoire, expliquez-leur ce que vous attendez d'eux. Donnez-leur la responsabilité d'un dortoir en précisant les critères que vous retenez pour garder les chambres propres (pour vous, un lit rangé c'est quoi par exemple), pour l'hygiène, pour le suivi de la toilette et des douches.
Mettez un adulte pour superviser l'équipe de service au moment du couvert ou de la vaisselle.
Répartissez les adultes à chaque table afin de veiller au bon déroulement du repas et au bien-être de chacun.
Demandez-leur de s'investir dans l'animation des veillées, de raconter des histoires dans les dortoirs pour calmer les enfants, d'organiser des activités d'extérieur(ballons, promenade dans le domaine, observation des animaux...).
Prévoyez un adulte avec les enfants lors des temps libres.
Lors des séances de découverte, ils peuvent jouer un rôle actif pour permettre une dynamique plus forte (organisation en petits ateliers).
Avec l'équipe de Bois-Guilbert
A l'issue de la réservation, une entrevue sur le terrain (à défaut par téléphone) est nécessaire pour repérer et mettre en place le projet.
15 jours avant le départ, nous contacter pour donner l'effectif réel,l'heure d'arrivée et de départ, les régimes alimentaires particuliers... Les changements de dernières minutes.
Chacun des animateurs de Bois-Guilbert s'engage à s'investir au maximum pour que votre séjour soit une réussite.